Einmal von Things zu OmniFocus und zurück

Ich nutze Things seit über 7 Jahren und würde mich als heavy User der Desktopanwendung betrachten. Seit ich meine Organisation auf GTD umgestellt habe, stellt das Programm meine Zentrale dar. Heißt: Ich vergesse mit System alles, weil Things mich daran erinnert. Trotzdem war mir auch immer bewusst, dass mir das Programm, mit bzw. durch all seiner Einfachheit, auch viele Kompromisse abverlangt. 

Neidisch hatte ich auf die Kalenderansichten anderer Programme geschielt. Things zwingt dazu, die Prioritäten bzw. Reihenfolge für die Aufgaben eines Tages, immer erst am betroffenen Tag anzugehen. Wie gerne würde ich diese Priorisierung am Tag davor oder gar noch früher vornehmen. Aufgaben oder gar ganze Projekte kopieren und so etwa als Vorlageprojekte nutzen? Einfaches Rückgängig machen, wie in jedem anderen Programm? Nicht mit Things.

Der Umstieg auf OmniFocus

Vor einer Woche habe ich den Schritt dann gewagt und bin testweise auf OmniFocus umgestiegen. Zwar hatte ich mir auch diverse andere Programme angesehen, aber auf Anhieb überzeugen konnte mich keines und so dachte ich: Gebe ich dem alteingesessenen eine Chance.

Zuerst fühlte sich auch alles sehr gut an. OmniFocus ist wesentlich komplexer. Was jedoch kein Nachteil ist, sondern tolle Möglichkeiten zur Fokussierung und Organisation von Projekten bieten. Die Anzeige meiner Kalender-Termine direkt im Programm sind sehr hilfreich. Projekte in Ordner einstellen zu können und die Möglichkeit der Verschachtelung von Projekten und Aufgaben: Super!

Um das Ganze wirklich auf Herz und Nieren zu testen, wollte ich meine anstehenden Aufgaben aus Things übernehmen und es eine Woche lang darauf ankommen lassen. Sehr wichtig waren mir dabei auch zahlreiche sich wiederholende Aufgaben. Im Gegensatz zu Things, kann ich in OmniFocus explizit angeben, an welchen Tagen sich eine Aufgabe wiederholen soll. Sehr angenehm, um etwa die Wochenenden frei zu halten.

Ernüchterung mit fälliger Uhrzeit

Dann geriet ich aber ins Schlingern. OmniFocus gibt den Aufgaben nicht nur ein Fälligkeits-Datum, sondern immer auch eine Fälligkeits-Uhrzeit. Etwas, dass meiner Tagesplanung vollkommen widerspricht und aus meiner Sicht auch dem GTD-Prinzip: Für Aufgaben mit fester Uhrzeit und Datum, nutze ich den Kalender. Zudem ist das Programm unerbittlich in der Darstellung dieser Fälligkeiten. Nach dem Verstreichen einer Uhrzeit, wird die Aufgabe knallig rot.

Herrje, den Katzen ist es so was von egal, ob ich Klo und Futter um 13 Uhr oder um 17 Uhr mache. Bei sich wiederholenden Aufgaben, macht OmniFocus da aber leider nicht mit. Davon müsste ich mich natürlich nicht verrückt machen lassen, aber es erzeugt doch unnötig Dringlichkeit.

Ich konnte mich aber damit arrangieren. Nachträglich konnte ich die Uhrzeit ja anpassen. Zu diesem Zeitpunkt war ich einfach sehr gewillt, den Umstieg zum Erfolg zu führen. Ich konnte kopieren, rückgängig machen und verschachteln was das Zeug hält. Und hatte eine Kalenderansicht!

Leider lag hier das nächste Problem: In der Kalenderansicht ist OmniFocus auch sehr versessen auf die elendigen Fälligkeits-Uhrzeiten. Die Sortierung der Tage erfolgt nach Position des Projekts, Position der Aufgabe im Projekt, aber zu aller erst nach der angegebene Uhrzeit. Da jede neu angelegte Aufgabe eine automatische Uhrzeit verpasst bekommt, ist die erst mal überall gleich. Nun gut, „muss“ ich bis um 17 Uhr also einfach mit allen Aufgaben fertig sein und sortiere mir diese Einträge entsprechend nach Priorität.

Falsch gedacht. In der Kalender-Ansicht ist die Sortierung nur über die Uhrzeit beeinflussbar. Keine manuelle Sortierung möglich. Damit keine manuelle Priorisierung. Der schnellste Weg die Reihenfolge zu beeinflussen, ist das Anpassen der Uhrzeit.

Die letzte Hoffnung schwindet

Eigentlich hätte mir hier schon klar werden müssen, dass mir das Programm mindestens so viele Kompromisse wie Things abverlangt. Durch geschickte Positionierung der Projekte und Aufgaben,  waren meine Aufgabenlisten für den Tag aber recht gut vorsortiert. Ich blieb stur, der Montag nahte und ich gab die Hoffnung nicht auf.

Ich kam also auf alles irgendwie klar, doch dann machte mir OmniFocus die Entscheidung leicht. Innerhalb von 5 Tagen, stürzte mir das Programm gleich drei mal ab… und Trommelwirbel: Immer wenn ich die fällige Uhrzeit anpassen wollte, die mir ja eh gegen den Strich ging. Damit war der Versuch für mich gestorben. Ein Grundsatz von GTD ist, dass man ein verlässliches System hat. Eines das abstürzt und damit eventuell sogar gerade angelegte Aufgaben verliert, ist der Gegensatz.

Zurück zu Things

Somit habe ich dann einen Samstag Morgen damit verbracht, mein Things wieder einzurichten. Ich habe es innerhalb von einer Woche Abstinenz neu lieben gelernt. Ja, ohne Kompromisse geht es nicht. Aber, dass was es kann, kann es einfach richtig gut. Es ist durchdacht, auf das Wesentliche reduziert. Es sieht gut aus und macht Spaß.

Ich nutze Things zwar auch auf iPad und iPhone, dort aber letztlich immer nur zur Sichtung, was gerade ansteht und Abhaken. Die Verwaltung mache ich immer am Mac. Ich kann mir gut vorstellen, dass die OmniFocus-Apps etwas mehr drauf habe. Die Cloud-Synchonisation bekommt man allerdings schon auf dem Desktop mit. Es gibt Verzögerungen und Ladebalken. Bei Things ist die Cloud im Hintergrund für mich quasi unsichtbar.

Träume

Things 3 ist nun schon seit einer Ewigkeiten angekündigt, befindet sich aber weiterhin im Beta-Status. Ich reihe mich mal wieder brav bei den anderen Wartenden ein. Die Jungs leben scheinbar in einer anderen Zeit und gehen es ruhig an. Wenn das Produkt dann am Ende aber so rund läuft, soll es mir recht sein. Eventuell kann ich eines Tages ja auch Dinge rückgängig machen. Man darf ja träumen.